Microsoft Outlookメールボックスを使用すればするほど、メールボックスは大きくなります。考えてみれば、机の上に紙が山積みになるのとよく似ています。しかし、山が大きくなりすぎて対処する必要がある場合、あなたは何ができるでしょうか？実生活では、時間をかけて各ドキュメントを並べ替え、重要な書類を保存し、重要度の低い書類は破棄することができます。幸い、Outlookで同じプロセスを再作成できます。
例外なく、Outlookのすべてのバージョンがアーカイブをサポートしています。さらに、Outlookでアイテムをアーカイブする場合は、複数の選択肢があります。最も便利な方法は、AutoArchiveを使用して古いメッセージ、予定、およびタスクを処理することです。これを行う別の方法は、手動アーカイブを使用してメッセージを特定のフォルダーに移動することです。しかし、最も簡単な方法は、 アーカイブ にあるボタン ファイル メニュー。
Outlookは、アーカイブ目的で削除できないデフォルトのフォルダを保持していることに注意してください。メールをアーカイブすると、お店をきれいに保つことができ、受信トレイをすっきりさせながら古いメールを簡単に検索できるようになります。
以下に、Outlookでアイテムをアーカイブするための一連のガイドを示します。さぁ、始めよう！
方法1：単一のアクションでメッセージを手動でアーカイブする
この方法は、1つ以上のメッセージをアーカイブフォルダに移動する最も簡単な方法です。これらのアーカイブファイルには、検索ボックスから、または手動でに移動してアクセスできます。 アーカイブ フォルダ。アーカイブされたアイテムは、モバイルデバイスで表示することもできます。 アーカイブ フォルダ。 Outlook2016でアイテムを手動でアーカイブするためのクイックガイドは次のとおりです。
- Outlookを開き、内の1つ以上のメッセージを選択します 受信トレイ または他のフォルダ。
- クリック アーカイブ 内のアイコン 削除 グループ。アーカイブアイコンは、Outlook2016のリボン内にのみ表示されます。
注意： また、ヒットすることができます バックスペースキー 同じ結果を達成するために。 - あなたは中にあなたのメッセージを見つけることができるはずです アーカイブ フォルダ。
注意： アーカイブフォルダは、これまで使用したことがない場合でも自動的に作成されます。アーカイブフォルダが表示されない場合は、 ファイル> Officeアカウント>更新オプション をクリックします 今すぐアップデート 。
注意： また、ヒットすることができます バックスペースキー 同じ結果を達成するために。
注意： アーカイブフォルダは、これまで使用したことがない場合でも自動的に作成されます。アーカイブフォルダが表示されない場合は、 ファイル> Officeアカウント>更新オプション をクリックします 今すぐアップデート 。方法2：自動アーカイブ機能を使用する
Outlookには、AutoArchiveと呼ばれるアイテムをアーカイブできる自動機能があります。この機能は、定期的にアイテムをアーカイブするようにプログラムできます。 Outlookのすべてのバージョンは、アーカイブをサポートしています。違いは、Outlook2010以降ではAutoArchiveがデフォルトでオフになっていることです。
後 AutoArchive が有効になっている場合、ユーザーはアーカイブするフォルダごとにプロパティを設定できます。メールをアーカイブすると、別のPSTファイルに移動され、メインのPSTファイルで使用できなくなることに注意してください。 AutoArchiveを有効にして使用するためのクイックガイドは次のとおりです。
AutoArchiveを有効にして構成する方法
- 向きを変えるには AutoArchive オンにすると、に移動します ファイル>オプション 。 Outlookに入ったら 設定 、 クリック 高度な タブをクリックして前面に移動し、をクリックします 自動アーカイブ設定 。
注意： Outlook 2007以前では、 AutoArchive の設定 ツール>オプション>その他 。 - すべてがグレー表示されている場合は、横のボックスにチェックマークを付ける必要があります AutoArchiveを実行する 有効にするために AutoArchive。
- 次に、AutoArchiveの動作を構成します。自動アーカイブを実行する頻度を選択することから始めます。デフォルトは14日ですが、クリーンに保ちたい場合は、2〜6の範囲に設定してください。
- AutoArchiveが開始する前に通知を受け取りたい場合は、次のボックスにチェックマークを付けてください AutoArchiveを実行する前にプロンプトを表示する 。自動アーカイブは作業に干渉する可能性があるため、このオプションを有効にしておくことをお勧めします。
- アーカイブが不要なメールでいっぱいになるのを防ぐために、残すことをお勧めします チェックされた期限切れの電子メールを削除する 。無効にした場合 古いアイテムをアーカイブまたは削除し、 期限切れのメッセージのみが完全に削除されます。
- アーカイブフォルダをOutlook内に表示する場合は、有効にする必要があります フォルダリストにアーカイブフォルダを表示します。
- 次に、アーカイブ用のデフォルトのフォルダ設定を設定します。
- 次に、横にあるトグルを有効にします 古いアイテムをに移動する をクリックします ブラウズ アイテムをアーカイブする場所へのパスを設定します。ヒット OK 設定を確認します。
注意： Outlook 2007以前では、 AutoArchive の設定 ツール>オプション>その他 。
AutoArchiveを有効にして構成すると、期限内に自動的にジョブが実行されます。動作しているかどうかを確認することで、 アーカイブ フォルダにデータが入力されています。
個々のフォルダーのAutoArchiveプロパティの構成
自動アーカイブ機能の構成が完了したら、フォルダーごとに特定のプロパティを設定することで、コントロールのレイヤーを追加できます。次のようなフォルダの一般的な方法です 削除されたアイテム または スパム メインの電子メールフォルダとは異なるAutoArchiveプロパティを使用します。
注意： フォルダに個別の自動アーカイブ設定を設定しない場合、上記で構成されたグローバルな自動アーカイブ設定が自動的に使用されます。
個々のAutoArchiveプロパティをフォルダに設定するためのクイックガイドは次のとおりです。
- 優先的に扱いたいフォルダを右クリックし、 プロパティ。
- クリック AutoArchive タブを前に移動します。ここでは、このフォルダにのみ適用される設定を選択できます。
- をクリックすると、このフォルダの自動アーカイブをオフにできます。 このフォルダにアイテムをアーカイブしないでください 。
- グローバル自動アーカイブ設定を上書きするには、をクリックします これらの設定を使用してこのフォルダをアーカイブします 以下で変更を加えます。クリック 適用する 設定を確認します。
注意： これらの設定は、この特定のフォルダのどのサブフォルダにも適用されないことに注意してください。それぞれを変更する必要があります。
注意： これらの設定は、この特定のフォルダのどのサブフォルダにも適用されないことに注意してください。それぞれを変更する必要があります。方法3：クリーンアップツールを使用して手動でメールをアーカイブする
自動化の大ファンでない場合は、さらに細かく制御して一括アーカイブできる中間的なソリューションがあります。この方法では、フォルダー全体とそのサブフォルダーをアーカイブできます。 AutoArchiveが起動するのを待ちたくない場合は、自分でそれを実行して、保存する場所を選択できます。必要なことは次のとおりです。
- クリック ファイル タブをクリックしてから、 情報 からドロップダウンメニューを展開します クリーンアップツール。 選択する アーカイブ ドロップダウンメニューから。
- 選択する このフォルダとすべてのサブフォルダをアーカイブする アーカイブしたいフォルダをクリックします。
- Outlookデータ全体をアーカイブする場合は、リストの上部にある電子メールアドレスをクリックします。
- 横のドロップダウンメニューを使用します より古いアイテムをアーカイブする アーカイブするアイテムの最新の日付を選択します。このメニューで設定した日付より古いアイテムはすべてアーカイブされます。
- [自動アーカイブから以前に除外されたアイテム]の横にあるチェックボックスをオンにすると、アーカイブできます。 AutoArchiveにアイテムを含める 。
- 使用 ブラウズ ボタンをクリックして、PSTアーカイブを保存する場所へのパスを設定します。クリック OK プロセスを開始します。
一部のメールがデフォルトのフォルダからアーカイブされたpstファイルに移動されることにすぐに気付くでしょう。
注意： アーカイブされたファイルは、Outlookでフォルダとしてアクセスできるようになります。なんらかの理由で行かない場合 ファイル をクリックします オープン＆エクスポート 。次に、をクリックします Outlookデータファイルを開く 、アーカイブの場所に移動して、 OK 。
